Los equipos de marketing y formación de las empresas suelen convocar reuniones de encuentro con sus equipos comerciales. Estas se realizan en salas de hoteles de congresos con periodicidad variable: mensual, cuatrimestral, semestral o anual.

Las reuniones pueden durar 1-3 días, según cuantos conceptos necesite transmitirles el equipo y de las actividades que tengan organizadas. Suelen ser eventos agradables, de creación de sentimiento de equipo y enriquecedores. Estos acontecimientos permiten que las personas interactúen entre ellas y conozcan mejor sus opiniones y experiencias en múltiples aspectos.

Los comerciales son personas habituadas a trabajar desplazándose de un lado para otro. Al tenerlos sentados varios días de 9 a 18h, les suele resultar complicado mantener la atención mucho rato. Las charlas más interesantes son las que presentan resultados de ventas de su actividad y la política de incentivos. Estas suelen darse al inicio y fin de la agenda de charlas.

 

¿Son por tanto estos eventos una buena oportunidad formativa? ¿O simplemente se utilizan para este fin aprovechando el efecto “Ya que ..”?

 

Ya que cuesta tanto dinero desplazar todo un equipo comercial a una misma localidad y por tanto no se puede hacer con mayor frecuencia, y ya que el equipo de central tiene tantas cosas que decirles sobre los múltiples aspectos que han ido trabajando durante varios meses, aprovechemos para decírselo TODO de forma intensiva.

Se pueden mejorar varios aspectos para que las reuniones sean más efectivas, consigan mejorar el recordatorio a largo plazo y puedan ser más productivas. Estos aspectos son los siguientes:

 

Dormir por lo menos 7 horas

La agenda debería permitir que las personas hayan dormido por lo menos 7 horas y que cada charla no debería exceder los 20 minutos de duración, para que se puedan producir pausas de atención de unos 5 minutos entre una y otra que permitan volver a concentrarse. Un buen ejemplo de charlas breves son las TED Talks. Su éxito consiste en comunicar los mensajes realmente importantes en menos de 19 minutos, sin divagar sobre aspectos poco relevantes.

 

Exposiciones interactivas

Es importante que las exposiciones sean lo más interactivas con la audiencia posible, pidiéndoles que levanten la mano o que interrumpan con sus observaciones o dudas. Deben evitarse los monólogos unidireccionales en los que alguien que sabe muchas cosas sube a la tarima para explicarlas todas. Si esto ocurre, es probable que un alto % de los asistentes desconecte su atención a partir del minuto 10.

 

Conceptos visuales

Para evitar distracciones es importante también que si se proyecta información, haya el menor texto posible, procurando transmitir conceptos visuales o que combinen texto e imágenes impactantes. El tamaño de los textos no debe ser pequeño, causando que la gente de las filas más alejadas desconecte.

 

Inhabilitar los smartphones

En nuestra era donde cada persona lleva un dispositivo con el que distraerse activamente, puede ser una buena estrategia “inhabilitar” los smartphones elegantemente para este fin, obligándoles a usarlo para interaccionar con el ponente como recomendaba en el punto anterior. Aplicaciones como Kahoot o Trainapp EVENTOS, donde la pantalla del smartphone se convierte en un mando a distancia para responder preguntas, pueden ser de gran utilidad. Las preguntas servirán para despertar curiosidad en los comerciales y guiar la atención hacia un aprendizaje de los fallos cometidos.

 

Generar movimiento

Entre una charla y otra conviene generar el mayor movimiento posible, haciendo que se levanten de sus sillas, hagan estiramientos, o quizás provocar que caminen a recoger un documento de la próxima charla impresa por ejemplo, en lugar de repartirlos para que no tengan que moverse y no se retrase la agenda. Mover el cuerpo contribuye al aprendizaje. Durante el curso de las ponencias es favorable invitar a los comerciales a expresar cosas con sus brazos.

 

Gesticulación y story telling

Procurar enfatizar los mensajes importantes con una mayor gesticulación y técnicas de story telling, que los convierta en relatos fáciles de recordar y rompan la monotonía con pausas, cambios de tonalidad, … También es una buena estrategia idear juegos para trabajar activamente estos mensajes clave.

 

Repetición de los mensajes importantes

Los ponentes deben alinearse para que los mensajes importantes se repitan varias veces en diversas charlas, para que los comerciales terminen la reunión con estos conceptos lo más consolidados posible en su memoria. Muchas veces, la coordinación entre las charlas suele hacerse justamente para lo contrario, procurando evitar solaparse comunicando un mismo mensaje. Si esto ocurre, al final del evento ningún mensaje habrá destacado por encima del resto y se olvidarán con facilidad.

 

Presentación de los comerciales

Convendría dedicar espacios en la agenda para que, de forma rotativa, sean los comerciales quienes presenten cómo está evolucionando el mercado en sus zonas, qué impresiones recibieron de sus clientes de las anteriores acciones promocionales, qué preocupaciones tienen ellos y sus clientes, etc. Si solamente los de central presentan su visión, se asume que el equipo comercial no quiere transmitir al de oficinas. Así, se pierde una excelente oportunidad para recoger impresiones importantes de la realidad comercial o de las necesidades del equipo. Lo que quieren oír los asistentes es si lo que les pasa a ellos, ocurre también a otros compañeros. Otro aspecto de interés es conocer casos de éxito de los que se pueda aprender. Posiblemente, serán estos espacios donde se obtenga un mejor recordatorio y se refleje en un alto número de personas anotando.

 

Reflexión de la audiencia

Cada ponente debe tener muy claros los mensajes clave que quiere transmitir y empezar las charlas invitando a la audiencia a reflexionar sobre estos aspectos. De esta manera, la audiencia interviene generando curiosidad e interés y se le pone en situación de necesidad. Posteriormente, se propondrán estrategias de resolución a esta situación.

Al terminar cada ponencia y como cierre del evento en general, es recomendable repetir los mensajes principales que deben llevarse a casa. Hay que dar también la posibilidad a la audiencia de poder repasar los mensajes días después, creando material de consulta posterior, que pueden ser documentos impresos o digitales ubicados en un campus corporativo.

 

Píldoras formativas periódicas

Si se ha impartido formación de muchos conceptos, no se debe dar por hecho que los comerciales ya los dominan. Nuestra memoria necesita varios impactos para que el aprendizaje se consolide, así que es muy recomendable que paulatinamente se vayan repitiendo los conceptos por otros medios de comunicación a distancia como el e-mail, o los chats/foros de grupo. Un buen método es ir enviando actualizaciones de píldoras formativas breves periódicas, para que vayan “digiriendo” la información poco a poco. Ante exposiciones de fracciones de información más breves es posible que surjan más preguntas, impresiones o dudas interesantes a compartir.

 

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